Dạo gần đây mình có làm việc với các đối tác khác nhau ở Ấn Độ, Singapore và Thái Lan. Well, cũng vì mới làm việc, kĩ năng mềm và kinh nghiệm chưa nhiều, nên cũng có phát sinh một vài vấn đề. Ngẫm lại nếu “Biết” và “hiểu” từ trước thì mình sẽ tránh rơi vào những tình huống khó xử. Do đó mình viết lại những ý này sau khi cùng thảo luận với team về làm việc với đối tác.
1. Tính bao hàm (inclusivity) trong khi làm việc
Công việc của mình có rất nhiều bên tham gia (stakeholders) khác nhau. Cho nên khi làm việc mình cần phải cân nhắc kĩ và có cái nhìn bao quát để không loại trừ ai, hay thiếu quan tâm ai, dẫn đến sự “bất bình đẳng”. Khi mình đã “loại trừ”, một cách vô tình hay hữu ý, thì đây chính là nguồn gốc của xung đột và mâu thuẫn. Ở vị trí điều phối, mình cần phải cẩn trọng, nếu không mình sẽ tự tạo ra những tình huống đáng tiếc.
Trải nghiệm của mình như thế này, trong một chương trình, khi thảo luận với đối tác, bọn mình đã thống nhất kế hoạch và lịch trình cụ thể, đến thời gian đã định thì cứ thế mà triển khai. Nhưng, lúc kế hoạch sắp bắt đầu, participants có một đề xuất khác, và mình thì thấy nó cũng ổn, nên “quyết định” theo cái flow đó để triển khai. Kết quả là chương trình đã thay đổi khác với kế hoạch đã thống nhất với đối tác, và khiến cho họ không hài lòng vì sự việc này.
Ở đây mình phạm một lỗi khá quan trọng đó là loại trừ (exclude) đối tác và tự đưa ra quyết định riêng của mình (thay đổi quyết định), khiến cho họ có cảm giác không được quan trọng và mình không tôn trọng người ta. Bởi vì, thứ nhất họ không nắm được bức tranh cụ thể, không nắm được thông tin về chuyện gì đã diễn ra. Thứ hai, khi có sự thay đổi, mình cũng không giải thích rõ ràng, cụ thể về bối cảnh, lí do có sự thay đổi đó, khiến họ không hiểu và cảm thấy bối rối trước những gì diễn ra. Do đó, việc họ thấy không được coi trọng và cảm thấy không vui là điều dễ hiểu.
Bài học rút ra ở đây là, khi đóng vai trò là người đứng giữa để điều phối, mọi thứ mình làm đều phải cân nhắc tất cả các bên, để tránh trường hợp mình loại trừ một người/một bên nào đó, và quá tập trung vào một người/một đối tượng để rồi quên đối tượng còn lại. Trong trường hợp của mình, thì mình đã quá tập trung vào cảm xúc và sự xuất hiện của sự kiện, mà lại quên đi người còn lại là đối tác. Câu hỏi mình cần phải đặt ra trong mỗi quyết định đó là: Liệu mình có bỏ quên ai trong quyết định này không? Mình đã cân nhắc góc nhìn của các bên hay chưa? Như vậy, mình mới có thể có được bức tranh đầy đủ hơn và hạn chế được việc loại trừ ai đó trong các quyết định của mình.
2. Truyền thông và giao tiếp với các bên
Ngoài chuyện loại trừ (exclusion) ở trên, có một lỗi mình mắc phải nữa, đó là giao tiếp không rõ ràng. Đáng ra, mình nên giải thích ngọn ngành và tổng quát chuyện gì đang xảy ra, và phải trả lời được các câu hỏi: What – chuyện gì đang diễn ra, Where – xảy ra ở đâu, Why – Tại sao lại xảy ra, When – xảy ra lúc nào và How – nó đã diễn ra như thế nào. Nếu mình diễn đạt như thế, thì đối tác sẽ nắm được tình hình rõ hơn, và do đó sẽ bình tĩnh hơn khi được cập nhật tình hình, thay vì cảm thấy thiếu tôn trọng do mình không giải thích gì.
3. “Trao quyền quyết định” cho người khác
Trong trường hợp ở trên, một cách khác để mình tránh được chuyện exclusion đó là thay vì mình đưa ra quyết định, mình hãy “nhường” lại sự quyết định cho người khác, cụ thể là đối tác, thông qua bằng cách đặt ra câu hỏi cho người ta. Ví dụ “bây giờ tình hình là “có một nhóm khoảng 6 người muốn tổ chức lửa trại thay vì hát karaoke, anh/chị nghĩ sao về đề xuất này?”
Khi mình đặt câu hỏi như vậy, thứ nhất mình sẽ tránh bị đẩy vào tình huống khó chịu và không chịu trách nhiệm được khi đưa ra quyết định. Thứ hai khi mình request dưới dạng câu hỏi như vậy, mình cũng cung cấp thông tin và ngữ cảnh của bên khác, đồng thời khi lắng nghe đối tác mình cũng biết được nhu cầu của họ. Từ đó mình mới có dữ kiện để thảo luận và thương thuyết để tìm ra giải pháp phù hợp.
Một mặt khác, khi mình không đưa ra quyết định, mình cũng sẽ bớt chịu trách nhiệm, và cũng tránh được những sự giận dữ hay khó chịu, vì giận hay những cảm xúc đều phải có đối tượng mới xuất hiện được; điều này cũng giúp mình tránh những vấn đề cảm xúc không đáng có do việc mình chịu trách nhiệm make decision.
Tuy nhiên, điều đó không phải là cái gì cũng giao cho người ta quyết định hết, mà phải tùy trường hợp và sự việc mà khéo léo chọn lựa cho phù hợp.
4. Key person (người chủ chốt)
Khi làm việc với các bên, không phải ai cũng đóng vai trò quan trọng như nhau, và không phải ai cũng tạo ra những ảnh hưởng như nhau. Ở vai trò điều phối, mình cần tập trung vào những key person để làm việc với họ, nhằm tối ưu hóa thời gian và công sức. Nói như vậy không phải là để phân biệt người ta, mà là để đưa ra những quyết định để tối ưu hóa thời gian và công sức của mình, nguồn lực cá nhân của mình có giới hạn, ưu tiên của mình cũng được định sẵn, cứ theo đó để mà định hướng các quyết định của mình.
Và đối với những key person này, mình cần chăm sóc nhiều hơn, và ưu tiên xây dựng mối quan hệ với họ, vì mình cần đi đường dài với nhau, và sẽ còn hỗ trợ và hợp tác với nhau trong tương lai nữa.
Khi làm việc với key person, mình cũng cần phải cập nhật tiến trình và công việc mình đang thực hiện để họ nắm được thông tin, nhất là khi mình in charge chính chương trình và họ cũng biết được mình cũng đang cố gắng để cùng thực hiện dự án. Lí do hôm nay đối tác ở Sing cảm thấy khó chịu một phần bởi vì mình không có cập nhật những gì mình làm cho người ta, khiến họ nghĩ rằng mình không cố gắng.
Thêm một điều nữa, đó là khi làm việc với đối tác thì cần nhanh và kịp thời, do đó cần phản hồi tin nhắn nhanh nhất có thể để thúc đẩy quá trình làm việc được hiệu quả và năng suất, nhất là có thể kịp thời giản quyết các vấn đề phát sinh sớm nhất có thể.